Nacap's praktische werkafspraken voor administratie
woensdag 26 mei 2010
Nacap Benelux koos ABIRD om flexibele opstelling
“Praktische werkafspraken voor administratie”
De bereidheid van ABIRD om zijn manier van werken aan te passen aan de denk- en werkwijze van Nacap Benelux was doorslaggevend om er vorig jaar mee in zee te gaan. “ABIRD kwam ons tegemoet in wat wij praktisch vinden als het om de facturatie gaat”, zegt Jolanda de Jong van Nacaps Bouw & Industrie-vestiging in de Europoort. “Ze hebben de aanlevering administratief op ons systeem aangepast en dat werkt voor ons heel prettig.”
Jolanda de Jong werkt bij de Nacap-vestiging in de Europoort en is daar verantwoordelijk voor de werkenadministratie. Daarmee is ze ook ABIRD’s contactpersoon voor de huur van lasapparatuur, gereedschappen, en de koop van verbruiksartikelen enzovoort. “Onder andere voor het verstrekken van opdrachten en de verwerking van de facturen.”
Nacap is wereldwijd actief als managing contractor met de nadruk op multidisciplinaire oplossingen voor het transport van olie, gas, water en data. De vestiging aan de Moezelweg 150 is gespecialiseerd in bouw en industrie. “Het gaat om nieuwbouw, onderhoud en projecten (stops), en dan vooral wat betreft de afdeling Mechanical”, geeft Jolanda de Jong een kernachtige typering van de activiteiten.
Procesafspraken
Nacap werd een jaar geleden klant van ABIRD. Die keuze werd ingegeven doordat de denkwijze van beide bedrijven op één lijn zitten. Flexibiliteit vormt daar een cruciaal onderdeel van. Die vertaalde zich in de medewerking van ABIRD om werkafspraken te maken voor het bestellen van producten, voor het informeren en het factureren. En dan op zo’n manier dat die afspraken aansluiten op het proces van Nacap. “Hoe de aanlevering administratief verloopt is aangepast op hoe wij dat wilden. Daar paste ABIRD zich op aan. Dat hoefde niet andersom”, zegt Jolanda. “En dat scheelt ons tijd en werk.”
Wat wilde Nacap dan? “We wilden een wekelijks overzicht krijgen van wat aan huren uit staat. Dus dat ABIRD per week per project specificeert wat we van hen gebruiken. Aan de hand van dat overzicht verstrekken wij een opdracht met onder meer het projectnummer dat wij intern gebruiken, die zij vervolgens gebruiken voor de uiteindelijke factuur.”
Meer inzicht
Zo voorkom je dat aan het eind van een lang project discussie over een factuur kan ontstaan, legt ze uit. Bijvoorbeeld over de vraag hoeveel weken een lasapparaat nu werkelijk op locatie heeft gestaan. Met de wekelijkse uitwisseling van gegevens heb je korte lijnen en kun je snel helderheid krijgen. “Daarnaast geeft het ons meer inzicht in de kosten. Je bent continu bij en komt niet achteraf voor verrassingen te staan.”
“ABIRD wilde ons daarin tegemoet komen en dat werkt heel goed.” Er is zelfs afgesproken dat alles wat de Nacap-vestiging huurt, via ABIRD loopt. “Zij verzorgen ook de administratie. Zo houden wij het proces centraal. Voor een enkel product ben je dan mogelijk duurder uit, doordat ABIRD het elders vandaan moet halen, maar de besparing op administratief vlak is vele malen groter.”
Wat Jolanda ook handig vindt, is de Customer-Login waarmee klanten online facturen en huurstatussen kunnen inzien. “Zo kun je een extra controle doen. Je kijkt ín het systeem van ABIRD zelf. Dan zie je onder andere de facturen die nog niet verstuurd zijn. Zo ben je altijd op de hoogte van de actuele stand van zaken.”
